winterkoningin.jpgProject Digitale Winterschilder - Winaar Pentascope implementatieprijs 2003

 

 

Inleiding

A&O Services is opgericht door werkgevers- en werknemersorganisaties in de sector Afbouw en Onderhoud en voert een groot aantal regelingen uit voor die branche, grotendeels gebaseerd op de CAO's voor het Schilders-, Afwerkings- en Glaszetbedrijf en voor het Stukadoors-, Afbouw- en Terrazzo-/Vloerenbedrijf.
A&O Services telt circa 240 overwegend jonge medewerkers die vanuit een modern kantoorgebouw in Rijswijk ruim 5.500 bedrijven met bijna 45.000 man personeel, meer dan 4.000 zelfstandigen en nog eens 27.000 gepensioneerden van dienst zijn.


Dienstverlening

Het veelomvattende dienstenpakket van A&O Services bestaat onder meer uit de verzorging van premie-inning en uitkeringen van pensioen- en vroegpensioenregelingen, winterregelingen, vakantieregelingen en aanvullingsregelingen in opdracht van diverse bedrijfstakfondsen. Specifiek voor de schildersbranche biedt A&O Services ook nog extra diensten en regelingen, waarvan op vrijwillige basis gebruik kan worden gemaakt. In totaal kent A&O Services bijna 30 opdrachtgevers.

 
De oplossing

Voor de afhandeling van ca. 20.000 subsidieaanvragen in het kader van de winterregeling voor de schildersbranche, beter bekend onder de naam ĎWinterschilderí, heeft A&O Services in de zomer van 2003 Consilium opdracht gegeven om op basis van TeleForm een oplossing te bouwen waarmee zowel papieren als digitale aanvraagstromen via scanning en het web kunnen worden verwerkt. 

 

De combinatie van de keuze voor een krachtige tool als TeleForm, een gedegen voorbereiding door de klant en een goede en constructieve samenwerking tussen beide partijen hebben bijgedragen aan het succes en de snelheid van de implementatie. Binnen een periode van ongeveerd 6 tot 8 weken is het project 'Digitale Winterschilder' geÔmplementeerd en operationeel in gebruik genomen. 

 

Het unieke van de toepassing is dat de klant, het schildersbedrijf, zich kan aanmelden (Objectmelding winterregeling) ofwel met een papieren of digitaal aanvraagformulier. De gegevensstroom wordt voor beide formulieren via TeleForm verwerkt.  Binnen twee dagen wordt na goedkeuring een retourformulier ĎDeclaratie werkzaamheden winterregelingí per post verstuurd. Nadat het declaratieformulier is ingevuld en geretourneerd wordt dit formulier weer met TeleForm gescand en verwerkt. Door de snelle en efficiŽnte manier van verwerking wordt de klant door A&O Services binnen twee weken uitbetaald.

 

In het voorjaar van 2004 is A&O Services vanwege de klantvriendelijkheid van de toepassing beloond met de Pentascope Implementatieprijs 2003.

 

Voor meer informatie zie publicatie Pentascope Magazine Publicatie Pentascope Magazine .

 

Het resultaat en Return on Investment (ROI)

Door de gelijktijdige implementatie van zowel een papieren- en een digitale variant van het aanvraagformulier waren de voordelen en de ROI boven verwachting hoog, onder andere door:

  • Een boven verwachting hoge respons via het web. In 2003 werd maar liefst 60% (en 80% in 2004) van alle aanvragen digitaal via het web ingediend, terwijl eigenlijk maar 10% werd verwacht.
  • Een boven verwachting hoge ROI: van 11 naar 6 medewerkers.
  • Een zeer snelle en efficiŽnte afhandeling met ťťn applicatie; er is slechts 2 dagen nodig voor de goedkeuring en verzending van het declaratieformulier. Binnen 2 weken na inzending van de declaratie vindt de uitbetaling plaats.
  • Als meest klantvriendelijke applicatie bekroond met de Pentascope Implementatieprijs 2003
 
Het vervolgtraject

Door de eenvoud, kracht en snelheid waarmee formulierprocessen in TeleForm kunnen worden geautomatiseerd, zijn inmiddels diverse andere formulierenstromen, waaronder de Ďperiodieke loonopgaveí (PLO) en Ďaan- en afmelding dienstverbandí (AAD) geautomatiseerd. Thans wordt ook een pilot uitgevoerd om de scanning en verwerking van binnenkomende post in de postkamer met TeleForm te verwerken.

 

 


Print Page Button