De ‘mini’ in de scanstraat bij Politie Rotterdam-Rijnmond

 

Rotterdam, 25 oktober 2005. Na een succesvole pilot in het voorjaar van 2005 hebben Politie Rotterdam-Rijnmond en Consilium in juli van afgelopen zomer een contract voor levering en samenwerking getekend voor het implementeren en promoten van dit hoogst innovatieve en prestigieuze project m.b.t. digitale handschriftherkenning. Politie Rotterdam-Rijnmond is als pilot site voor Politie Nederland het eerste politiekorps dat Mini PV's m.b.v. scanning en herkenning gaat verwerken met o.a. de applicatie TeleForm en eventuele herkenningstechnologie van derden. Beide partijen zijn daarnaast overeengekomen nauw te zullen samenwerken om het project digitale handschriftherkenning binnen Politie Nederland in samenwerking met het CIP te promoten om verdere uitrol naar andere korpsen mogelijk te maken en te faciliteren.

 

Inleiding

De politie in ons land komt om in het papierwerk. Verlichting is dan ook geboden. Rotterdam-Rijnmond gaat als eerste korps de afhandeling van processen-verbaal digitaliseren. De handmatige invoer van simpele bekeuringen, de zogeheten Mini PV, gaat volledig verdwijnen.

 

Oom agent maakt een notitie. Welteverstaan, een Mini Proces Verbaal (PV). Dat is het jargon voor het bekeuren van relatief simpele overtredingen, denk aan te hard rijden of wildplassen tijdens een avondje stappen. In de oude situatie ging dat als volgt. Een politieagent slingert iemand op de bon. Op kantoor worden de gegevens van het proces-verbaal vervolgens ingeklopt. De Politie Rotterdam-Rijnmond verwerkt op die manier jaarlijks zo’n 400 duizend Mini PV’s. Een kleine veertig tot vijftig administratief medewerkers, verspreid over de verschillende districtskantoren, is hier dagelijks mee bezig, een arbeidsintensieve en tijdrovende aangelegenheid. Verandering is dan ook gewenst, vooral uit het oogpunt van efficiencyverbetering. Daarnaast wil men ‘de mini’, zoals het proces-verbaal in politiebargoens wordt genoemd, centraal gaan verwerken.
 In de nieuwe situatie worden de Mini PV’s bij binnenkomst direct gescand. Vervolgens gaat daar een digitaal proces van handschriftherkenning overheen (applicatie: Verity TeleForm van leverancier Consilium). Gecontroleerd wordt of het formulier volledig is (voor- en achterzijde aanwezig) en of alles correct is ingevuld. Als de herkenningssoftware iets niet vertrouwt, wordt direct een melding gegeven. Het systeem is aangevuld met elektronische routering. De verbalisant krijgt via e-mail of intranet bericht, wanneer het formulier onleesbaar, onjuist of onvolledig is ingevuld. Fouten worden sneller zichtbaar, bijvoorbeeld wanneer aan het strafbaar feit een foutief boetebedrag is toegeschreven. Ook de archivering wordt gedigitaliseerd. De scans gaan naar het archiefsysteem Difos. Het ‘oude’ invoersysteem. Tobias geheten, blijft als sluis en filter dienen om uitval te traceren. Ook wordt het systeem nog gebruikt voor het doorsturen van de processen-verbaal naar het CJIB (Centraal Justitieel Incasso Bureau), dat de incasso’s naar de bekeurde opstuurt. Daar vindt de finale validiteitscheck plaats.

 

Betrouwbaarheid

“Bij digitale handschriftherkenning draait alles om de betrouwbaarheid. Die moet goed zijn”, licht projectleider Lucas van Heel van de Politie Rotterdam-Rijnmond toe. “We kunnen de processen-verbaal nu sneller in het systeem terugvinden. Tobias bestaat al langer, in feite bouwen wij er twee systemen vóór.” Alle gescande PV’s gaan naar het archiefsysteem. Nu bevat Difos alleen maar foto’s van flitsbekeuringen. “Omdat van alle PV’s een scan beschikbaar is, hoeven we bovendien minder gegevens in te voeren.” Die beperkte invoer geldt bijvoorbeeld voor de tekst in het veld ‘Opmerkingen’, waar de verbalisant allerlei aanvullende informatie kwijt kan. “Die gegevens hoeven dus niet ingevoerd te worden, want we hebben er een scan van in Difos.”
 Het Openbaar Ministerie heeft direct toegang tot Difos. Daarmee kan het OM in de toekomst voortaan alle Mini PV’s direct digitaal raadplegen, zonder via omwegen de papieren versie op te hoeven snorren. In politieland is handschriftherkenningssoftware al langer in gebruik, onder meer bij de Politiemonitor, de landelijke enquête onder burgers om hun gevoel van veiligheid te peilen.
 De eisen voor betrouwbaarheid van het systeem zijn dezelfde als die voor de handmatige invoer. Bij het laatste komt een foutmarge van twee tot vijf procent voor. “Ons streven is nu onder de twee procent te komen”, stelt Van Heel. “Die twee procent zelf is geen streefgetal, dat gaan we in elk geval realiseren.”

 

Nieuw e-formulier
Het nieuwe systeem genereert ook managementinformatie. De rapportages, benadrukt Van Heel, dienen vooral de technische verbetering van onder meer het PV-formulier. Voor de geautomatiseerde invoer wordt een formulier ontwikkeld, net als het oude bij voorkeur op borstzakformaat, dat niet alleen beter scanbaar is maar waarop informatie tevens optisch beter uitleesbaar is. Op het nog te ontwikkelen formulier komt ook een veld voor het sofinummer. De politie anticipeert hiermee alvast op het volgend jaar ingevoerde Burgerservicenummer (BSN). Bij de invoering hiervan is ervoor gekozen het huidige sofinummer te vertalen naar het BSN.
 Tijdens de afgelopen voorjaar uitgevoerde pilot bleek dat handschriftherkenning technisch mogelijk is. Tijdens deze proef werden zo’n 1600 Mini PV’s verwerkt, allemaal op straat uitgeschreven. Van Heel: “Technisch is het haalbaar. Nu is het een kwestie van verfijnen en verbeteren. Die optimalisatieslag zijn we nu aan het maken. We verwachten aan het eind van dit jaar heel ver te zijn met de bouw van het systeem. In januari gaan we het systeem uitrollen.”

 

Innovatie
Rotterdam-Rijnmond geniet in politieland een goede reputatie als ICT-vernieuwer. Het korps ontwikkelde als een van de eersten in eigen huis een systeem voor aangifte via internet. “We willen de ontwikkelingen op de voet volgen. De interesse voor centrale scanning en handschriftherkenning was dan ook snel gewekt”, vertelt Van Heel. “Maar we ontwikkelen de technologie weliswaar hier in Rotterdam-Rijnmond, we houden rekening met het landelijk perspectief.”
 De politiekorpsen zijn autonoom, maar er is een speciale organisatie ingericht die samen met de korpsen één landelijke informatiehuishouding ontwikkelt, de CIP (Concern Informatiemanagement Politie). CIP, waarvan het bestuur wordt gevormd door de korpschefs, richt zich op de specifieke vraag naar wat er bij de 26 politiekorpsen aan ICT nodig is. Naast de ontwikkeling van één informatiehuishouding zorgt CIP ervoor dat regionale ICT-trajecten landelijk uitgezet kunnen worden. Van Heel: “We hebben goede contacten met het CIP. Ons systeem is een prima mogelijkheid om verlichting te brengen in al dat papierwerk dat we bij de politie hebben. Het gaat om een echt innovatietraject. We zijn iets aan het ontwikkelen, dat nog niet bestaat.”

 

Mobiele toepassing
De al jaren in gebruik zijnde Tobias-applicatie, die nu nog landelijk wordt gebruikt om processen-verbaal in te voeren, staat op de nominatie om vervangen te worden, leert navraag bij CIP. Op dit moment is een transactiemodule in de maak, mogelijk met een mobiele toepassing, die men volgend jaar hoopt ui te rollen. De geautomatiseerde invoer van processen-verbaal bij Rotterdam-Rijnmond (in politieland bekend als de ‘scanstraat’) is een van de vele initiatieven die er op dit moment zijn. Zo zijn er korpsen die werken met digitale toepassingen op straat. Gegevens worden niet handmatig maar op PDA’s ingevoerd en direct elektronisch verstuurd.
 Bij het korps Limburg-Noord reageert coördinator Geert Aarts van het Servicecentrum desgevraagd positief op het initiatief van Rotterdam-Rijnmond. Hij kent het Mini PV-project niet, “maar voor de verwerking van de stapel mini’s is het een verademing, denk ik. Iedere vorm van automatisering die capaciteit oplevert, is aan te bevelen.” Aarts adviseert wel ruim de gelegenheid te nemen voor tests vooraf om de kinderziekten eruit te halen. “De invoering van een dergelijk systeem vergt communicatie op alle vloeren. Draagvlak is nodig, ook de regioleiding en de verantwoordelijk chefs moeten enthousiast zijn. Collega’s die nu de verwerking doen, kunnen weerstand bieden. Vooral die collega’s die sceptisch zijn over automatisering. De ervaring leert dat storingen direct irritaties opleveren. In dat geval word je direct geconfronteerd met een achterstand.”



Print Page Button