:: Financiële dienstverlening

:: Handel & Industrie

:: Onderzoeksbranche

:: Gezondheidszorg

:: Laboratoria

:: Arbodiensten

:: Onderwijs

:: Overheid

:: Case stories
  ::
A&O Services
  ::
Menzis & Amicon
  ::
Zorgverzekeraar VGZ
  ::
Staal Bankiers
  ::
Sanofi-Aventis
  ::
Verum
  ::
Erasmus MC
  ::
Politie Rotterdam
  ::
Gemeente Arnhem
  ::
Universiteit Antwerpen
  ::
Universiteit van Amsterdam - UvA Q v5.2

Uitdaging

Verhoging van de efficiëntie van de gemeentelijke ‘sociale dienst’ en het beter toegankelijk maken van de cliëntendossiers.

 

Oplossing

Scannen van formulieren voor de sociale dienst en deze automatisch integreren met de werkstroom. Door digitalisering van dossiers zijn alle onderliggende documenten snel toegankelijk.

 

Resultaat

Een snellere verwerking van de dossiers en een betere verdeling van de werkzaamheden over de medewerkers van de afdeling.

Gemeente Arnhem en Nijmegen zetten stap richting digitalisering

 

De ambtelijke organisaties van de Nederlandse gemeenten staan voor een grote uitdaging: de verregaande digitalisering van hun repeterende werkprocessen. Niet in de minste plaats is dit noodzakelijk om de omvang van papieren dossiers te beperken. Daarnaast kan op basis van een digitaal platform vele malen efficiënter worden gewerkt. De gemeenten Arnhem en Nijmegen hebben recentelijk een grote slag gemaakt op dit terrein. Zij werden daarbij begeleid en geadviseerd door Unisys Nederland en Consilium. Tevens zorgden zij voor de levering en implementatie van de systemen.

 

Duizenden A4-tjes bij gemeente Arnhem

De Gemeente Arnhem heeft imaging-technologie een centrale plaats gegeven in de automatisering van de werkstroom bij de Dienst Sociale Zaken en Arbeid. Van alle achtduizend cliënten van deze dienst worden nu digitale dossiers aangelegd.

 

Concreet moeten alle uitkeringsgerechtigden maandelijks een formulier (A4 – tweezijdig) inleveren waarin wordt aangegeven of de persoonlijke inkomenssituatie al dan niet is veranderd. Op basis van mogelijke mutaties wordt de hoogte van de maandelijkse uitkering vastgesteld of geblokkeerd.In plaats van papieren dossiers worden de formulieren gescand en (indien er mutaties zijn) automatisch ingebracht in een werkstroom ter beoordeling. Zijn er geen veranderingen in de persoonlijke situatie, dan wordt de betreffende uitkering direct ‘klaargezet’ voor betaling.

 

De imaging- en werkstroomarchitectuur is zo ontwikkeld dat er een verbinding is met het centrale IT-systeem van de gemeente.

 

Digitaal en duurzaam archief

Het digitaliseren van documenten wordt bij de gemeente Arnhem gedaan door een productiescanner met ruim voldoende capaciteit voor 8.000 A4-formulieren per maand. Deze scanning-unit levert de gescande formulieren af aan de Unisys-oplossing voor de verwerking van inkomstenverklaringen. Daarbij worden technieken als OCR en OMR van TeleForm gebruikt voor de inhoudelijke beoordeling van het document. Vervolgens worden de gescande formulieren met deze stuurinformatie binnen het Unisys Imaging & Workflowsysteem verder afgehandeld. Archiveren wordt inmiddels niet meer gedaan op microfilm, maar gebeurt nu digitaal binnen de InfoImage-omgeving op een ‘juke-box’ voorzien van optische WORM-schijven. Niet alleen de inkomensverklaringen worden gescand, digitaal verwerkt en opgeslagen. De ambtenaren van de Dienst Sociale Zaken en Arbeid verwerken binnen de nieuwe IT-oplossing ook hun correspondentie en kunnen onderliggende documentatie en correspondentie ook via het netwerk opvragen op hun werkplek. Dossiers zijn derhalve altijd compleet en snel toegankelijk.

 

Gemeente Nijmegen

Voor de Gemeente Nijmegen is een vergelijkbare oplossing geïmplementeerd. Ook hier werd een imaging-oplossing voor de Sociale Dienst ontworpen. Het scannen wordt hier gedaan met een nog zwaardere productiescanner. Ook deze imaging-hardware wordt gebruikt binnen de InfoImage- en TeleForm omgeving. Niet alleen is de hard- en software geleverd, maar ook is er gezorgd voor de implementatie van deze IT-configuratie, inclusief de opleiding van de betrokken medewerkers. Bij de afdeling Sociale Zaken en Werk van de Gemeente Nijmegen worden maandelijks zo’n tienduizend formulieren van A4-formaat gescand. Deze gedigitaliseerde documenten zijn dan voor alle medewerkers van deze afdeling via het netwerk beschikbaar.

 

Jarenlange ervaring

“Zowel voor het project bij de Gemeente Arnhem als voor de Gemeente Nijmegen is de hele implementatie bijzonder snel verlopen”, aldus Jos Jeurissen, manager bij de gemeente Arnhem. De leveranciers hebben de afgelopen jaren veel expertise opgebouwd op het gebied van imaging en workflowmanagement bij gemeenten en andere overheidsdiensten en dat was bij de uitvoering van deze projecten duidelijk te merken.” Gemeenten kunnen niet om digitalisering heen. De massa’s papier die op deze organisaties afkomen tijdens het uitvoeren van hun taken zijn nauwelijks met ‘handkracht’ te verwerken. Zeker als het gaat om formulieren die met een vast repeterende interval worden ingestuurd is geautomatiseerde verwerking binnen een werkstroom goed mogelijk. Bij verschillende Nederlandse gemeenten zijn daarvoor diverse soorten werkstromen geautomatiseerd.


 



Print Page Button