:: FinanciŽle dienstverlening

:: Handel & Industrie

:: Onderzoeksbranche

:: Gezondheidszorg

:: Laboratoria

:: Arbodiensten

:: Onderwijs

:: Overheid

:: Case stories
  ::
A&O Services
  ::
Menzis & Amicon
  ::
Zorgverzekeraar VGZ
  ::
Staal Bankiers
  ::
Sanofi-Aventis
  ::
Verum
  ::
Erasmus MC
  ::
Politie Rotterdam
  ::
Gemeente Arnhem
  ::
Universiteit Antwerpen
  ::
Universiteit van Amsterdam - UvA Q v5.2

amicon.jpg

 

De innovativiteit waarmee Amicon haar verzekerden bedient, kan ook teruggevonden worden in de wijze waarop de organisatie haar bedrijfsvoering uitoefent.

 

Amicon koos voor Consilium vanwege de grote ervaring met geautomatiseerde data en document capture en archivering van de organisatie. Daarnaast kon Consilium een oplossing bieden op basis van standaard componenten die hun betrouwbaarheid in de praktijk al ruimschoots bewezen hadden.

 

Geleverde oplossing:

  • TeleForm Enterprise systeem met 1 additionele Verifier en 1 additionele Reader
  • Xtendis Archiveringssoftware
  • 1 Kodak 3500 Document scanner
  • TeleForm 101 training
  • Formulierontwerp
  • Maatwerk
  • Implementatie services

 

 

TeleFormLogo_website.gif

 

Xtendis.jpg

 

 

 

Amicon automatiseert controleproces met TeleForm en Xtendis

 

Amicon Zorgverzekeraar is in 1997 ontstaan uit een fusie tussen de zorgverzekeraars Oostnederland en RZR. In oktober 2000 volgde nog een fusie met Geovť RZG Zorggroep.

 

Deze combinatie, de Amicon Groep, telt nu 2.100 medewerkers en heeft 1,8 miljoen klanten. De organisatie biedt een keten van producten en diensten aan op het gebied van zorgverzekeringen, gezondheidsdiensten en sociale zekerheid. Organisatorisch kent de Groep drie zelfstandige werkmaatschappijen te weten Amicon Zorgverzekeraar, Geovť RZG Zorgverzekeraar en Arbo & ReÔntegratie.

 

Amicon is een zeer innovatieve zorgverzekeraar. Zo stelde de organisatie als eerste een kwaliteitscode op. In die kwaliteitscode garandeert Amicon zwart op wit een solide en duidelijk verzekeringspakket, goede service en bereikbaarheid, betrouwbaarheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid. De code kwam tot stand samen met vertegenwoordigers van verzekerden, zorgaanbieders en patiŽnten- en consumentenorganisaties.

 

De innovativiteit waarmee Amicon haar verzekerden bedient, kan ook teruggevonden worden in de wijze waarop de organisatie haar bedrijfsvoering uitoefent. In dat kader ging Amicon op zoek naar een methode om de zogenaamde verzekeringsgerechtigdheid efficiŽnter uit te voeren.

 

Deze controle, ook wel 20%-controle genoemd, komt voort uit de verplichting voor zorgverzekeraars om eens per 5 jaar de verzekeringsgerechtigdheid van de ziekenfondsverzekerden te controleren. De controle vindt plaats met behulp van het door de Ziekenfondsraad voorgeschreven formulier Model A. Dat wordt verzekerden toegezonden en aan de hand van de gegeven antwoorden kan bepaald worden of een persoon recht heeft op Ziekenfondsverzekering. Daarnaast kan een verzekerde op het formulier mutaties doorgeven (bijvoorbeeld wijzigingen in de gezinssituatie).

 

In het geval van Amicon betekent deze controle dat jaarlijks circa 90.000 formulieren worden verzonden en verwerkt. Met name de verwerking vormt een enorme belasting. Al deze formulieren moeten worden nagekeken. Indien uit een formulier blijkt dat een verzekerde niet ziekenfondsgerechtigd is of indien een mutatie wordt aangegeven, moet het betreffende document onder de aandacht worden gebracht van de afdeling (mutatiegroep) die de verzekerde in portefeuille heeft. Op deze afdeling onderneemt een medewerker vervolgens de benodigde actie (mutaties doorvoeren in administratief systeem, eventueel contact opnemen met verzekerde). Na voltooiing van de controle worden de formulieren gearchiveerd in mappen.

 

Amicon heeft zich georiŽnteerd op een oplossing waarmee het proces efficiŽnter uitgevoerd kan worden. De organisatie gaf Consilium en Expansion BV, IT-organisaties gespecialiseerd in scanoplossingen, opdracht om dit te realiseren. Amicon koos voor Consilium en Expansion vanwege de grote ervaring van deze organisaties. Daarnaast kon Expansion een oplossing bieden op basis van standaard componenten die hun betrouwbaarheid in de praktijk al ruimschoots bewezen hadden.

 

Expansion heeft in een kort vooronderzoek het controleproces bij Amicon in kaart gebracht, waarna een concreet implementatieplan is voorgesteld voor het systeem VEGECON (VErzekeringsGErechtigheidCONtrole).

 

  • VEGECON is een totaaloplossing die bestaat uit een tweetal taakgerichte componenten die op hun gebied het beste zijn wat de markt te bieden heeft:

 

  • TeleForm data & document capture herkenningssoftware, waarmee de formulieren gescand, herkend en afgelezen worden. Daarnaast wordt TeleForm ook gebruikt voor het ontwerpen en uitdraaien van de formulieren;


Xtendis digitale archiveringssoftware, waarmee de formulieren gerouteerd, opgeslagen, beheerd, gezocht, geraadpleegd en eventueel afgedrukt worden. Xtendis verzorgt daarnaast de analyse van de afgelezen gegevens en biedt diverse mogelijkheden voor management rapportages.


Voor het inlezen van de ingestuurde formulieren leverde en implementeerde Expansion een Kodak 3500-scanner. Verder kon het systeem naadloos ingepast worden binnen de bestaande infrastructuur van Amicon.

 

Met VEGECON verloopt het controleproces nu als volgt.

 

Periodiek wordt vanuit VEGECON een printopdracht gegeven waarbij door een administratief systeem geselecteerde en gegenereerde verzekerdengegevens worden samengebracht met het formuliertemplate in VEGECON. Er wordt een printopdracht gegeven aan de Amicon-printstraat, die de formulieren afdrukt en in enveloppen stopt. Vervolgens worden de formulieren verzonden naar de verzekerden.

 

In de loop van de weken die hierop volgen, komen de formulieren retour. Bij binnenkomst worden ze met behulp van een scanner in VEGECON ingelezen. VEGECON herkent de formulieren volledig automatisch. De software weet dus van welke verzekerde een formulier afkomstig is en gaat vervolgens de gegeven antwoorden aflezen. Indien deze antwoorden geen aanleiding tot een vervolgactie geven, zorgt VEGECON er voor dat het formulier automatisch gearchiveerd wordt.

   

Voor het verwerken van deze stroom is dus geen enkele handmatige inspanning meer nodig. Daar waar een vervolgactie benodigd is, analyseert VEGECON welke afdeling van Amicon het formulier in behandeling dient te nemen. Het formulier wordt in digitale vorm aan de betreffende afdeling voorgelegd, waar medewerkers het vanaf hun computer in behandeling nemen. Na afhandeling is ook dit formulier automatisch digitaal gearchiveerd.

 

VEGECON is voorzien van uitgebreide rapportagemogelijkheden, waarmee Amicon met ťťn druk op de knop diverse overzichten met betrekking tot het controleproces kan genereren.

De ingebruikname van VEGECON heeft Amicon de volgende voordelen opgeleverd:

 

  • Besparing
    Het controleproces kan door een kleiner aantal medewerkers worden bediend.
    Het archiveren van de formulieren (een wettelijke plicht) is nu een volledig automatische handeling.
    Bij het zoeken en raadplegen van de formulieren (iets wat geregeld voorkomt ten behoeve van interne controles) wordt tijdwinst geboekt.

 

  • Betere dienstverlening
    Het controleproces kan sneller worden uitgevoerd, waardoor de gegevens van verzekerden sneller up to date zijn.

 

  • Verdeling van werklast
    Vanwege de enorme belasting, koos Amicon er in het verleden voor om de controle in twee batches per jaar uit te voeren. Nu, bij gebruik van VEGECON, is dit niet langer nodig en kan de controle gespreid worden over het gehele jaar. Hierdoor komen de andere werkzaamheden van de betreffende Amicon-medewerkers niet langer in verdrukking.

 

  • Beter inzicht in proces
    De rapportagemogelijkheden van VEGECON stellen Amicon in staat om een goed inzicht te verkrijgen in het verloop van het proces, zodat ontwikkelingen (zowel in de response van de verzekerden als in de interne afhandeling) direct geconstateerd kunnen worden en er bijsturing kan plaatsvinden.
    Met VEGECON heeft Amicon ook een basis voor de toekomst neergelegd. Amicon kan zelf op eenvoudige wijze ook andere toepassingen in VEGECON onder te brengen. 
     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Print Page Button